Top Menu

Взаимодействие подразделений в коммерческой компании.

Структура коммерческой организации.Регламент взаимодействия подразделений (магазины, склад, офис и т.д.) коммерческой организации.

Содержание:

Основные параметры работы склада
1. Планирование поставок и прием товаров на склад
- Инструкция: «Рабочий процесс движения товаров: прием и возврат товаров на склад»
- Инструкция по маркировке товара на складе
2. Порядок комплектации накладных на отгрузку в розничную сеть со склада
3. Отгрузка товаров в розничную сеть
4. Перемещение товаров между розничными магазинами и на склад
5. Порядок комплектации и отгрузки накладных оптовым клиентам
6. Порядок работы транспорта компании (транспортная логистика)
7. Порядок рассмотрения рекламаций по схеме поставщик – склад
8. Порядок рассмотрения рекламаций по схеме склад-магазин, магазин-магазин
9. Возврат товаров и оформление товара со статусом Брак и «Возврат поставщику»
10. Отгрузка и возврат товаров интернет-магазина
11. Ответственность за невыполнение регламента

 

Основные параметры работы склада

1.Время работы склада с 10.00 до 19.00.
2.Время обработки розничной заявки не более 12 рабочих часов.
3.Время обработки оптовой заявки не более 16 рабочих часов.
4.Время от прихода товара на склад до его оприходования не более трех рабочих дней.
5.Срок приема ТМЦ может быть сокращен исходя из приоритетности задач и сезонности товара.
6.Отгрузки со склада в розничные магазины производятся согласно планового графика:
- Магазин 1 – ежедневно
- Магазин 2 – Пн, Ср, Пт, исключение составляет отгрузка запасных частей по заказам.
7.Время ответа на заявку — 3 часа рабочего времени.

 

1. Планирование поставок и прием товаров на склад

1.1. Приём товаров на склад осуществляется по факту поступления на склад.
1.2. Для оприходования товара в базе 1С на склад, менеджеру, ответственному за свою категорию (далее – категорийному менеджеру) необходимо:
- сформировать и отправить заявку с указанием № заказа поставщика в базе 1С на адрес электронной почты
Заявка считается поданной только при наличии ответа с подтверждением принятия заявки.
1.3. Срок приёма товара по сформированным в базе 1С накладным поступления на склад устанавливается равным трём рабочим дням (24 часа рабочего времени).
1.4. В случае приёма товара по первичным накладным от поставщика срок приёмки товара устанавливается равным двум рабочим дням (16 часов рабочего времени).
1.5. Срок комплектации товаров согласно накладным для отгрузки товаров в розничную сеть и срок перемещения товаров между магазинами розничной сети устанавливается равным двум рабочим дням (16 часов рабочего времени). Комплектация ведется на основании заявок от категорийных менеджеров.
1.6. В случае комплектации товаров согласно накладным, в которых указаны «задвоенные» товары срок комплектации товаров устанавливается равным трем рабочим дням (24 часа рабочего времени).
1.7. В случае невозможности соблюдения необходимых сроков приёма и отгрузки товаров решение о необходимости сверхурочных работ принимается совместно руководителем склада, Коммерческим директором и Генеральным директором.
1.8. Сотрудники розничной сети осуществляют приём товаров в течение двух рабочих дней с момента получения поставки. Сезонный товар группы «А» (расходники, запчасти и т.д.) принимается розничным магазином в течение 1(одного) рабочего дня.
1.9. Оригиналы документов (накладные, счета-фактуры, сертификаты) поступают оператору склада, который после оприходования товаров в базу 1С передает их в бухгалтерию.
1.10. Оператор склада организует оформление в программе 1С приходных накладных.
1.11. Руководитель склада осуществляет приём товаров на склад по сформированным в базе 1С приходным накладным. В случае, когда отсутствуют приходные накладные - по первичным документам, представленными поставщиком.
1.12. Оператор склада распечатывает из базы 1С маркировочные бирки согласно приходным накладным на склад и производит маркировку товаров согласно правилам маркировки товаров (Приложение № 1).


Инструкция:
«Рабочий процесс движения товаров: прием и возврат товаров на склад».

1.Порядок приема товара на складе от поставщиков
1.1.Прием товара осуществляется кладовщиком по товарно-транспортной накладной поставщика. В случае отсутствия кладовщика товар может принять руководитель склада.
1.2.С товарно-транспортной накладной поставщика снимается копия. Оригинал товарно-транспортной накладной, сертификаты и ГТД на товар передается в бухгалтерию. При приеме товара кладовщик осуществляет тщательную проверку. В связи с этим кладовщик обязан:
• Не принимать неукомплектованный, некачественный, некондиционный товар.
• Тщательно сверять соответствие ассортимента и количества товарных позиций.
1.3.При несоответствии по одному из перечисленных пунктов конкретный товар не принимается кладовщиком на склад. Кладовщик сообщает руководителю склада о несоответствиях, после чего извещается менеджер направления, который принимает решение по выявленным несоответствиям.
1.4.Инструкции, товарно-транспортная накладная поставщика передается кладовщиком руководителю склада, который подписывает документы, с расшифровкой фамилии на бумажном носителе. В случае обнаружения отклонений по ассортименту и количеству товара, а так же в случае, описанном в п.п. 1.2., кладовщиком составляется акт несоответствия(Приложение № 4), в котором указывается истинное количество и ассортимент принятого товара.
Акт несоответствия подлежит обязательной передаче менеджеру направления.
1.5.После принятия товара по товарно-транспортной накладной поставщика, ответственность за комплектность, количество и качество, наличие и соответствие сертификатов переходит на кладовщика, принявшего товар.

2.Порядок приема товара на складе из транспортных компаний (далее - ТК)
2.1.При передаче товара от ТК необходимо проверить целостность упаковки и кол-во грузовых мест по ТТН и по факту наличия.
2.2.В случае наличия целостности упаковки (нарушения обклейки скотчем, порезы и надрывы), т.е. появления возможного доступа третьих лиц к внутреннему вложению грузового места следует составить коммерческий акт (является приложением к Договору экспедиционных услуг ТК) и сделать фото в количестве 3(трех) штук.
2.3.В случае расхождения наличия грузовых мест (ТТН/факт) следует составить коммерческий акт (является приложением к Договору экспедиционных услуг ТК) с указанием реального количества мест.
2.4.Коммерческий акт подписывается двумя сторонами (представитель ТК) и сотрудник склада.
2.5.Копии документов пересылаются по электронной почте менеджеру направления.

3.Порядок выдачи (возврата) товара со склада поставщикам
3.1.Отгрузка товара со склада производится кладовщиками на основе расходной накладной (расходной накладной на возврат), сформированной в базе оператором склада, подписанной руководителем компании и главным бухгалтером на бумажном носителе или лиц, их заменяющих, на основании распоряжения Генерального директора.
3.2.Расходная накладная должна быть составлена в двух экземплярах с подписями: один лицу, принимающему товар, второй остается у руководителя склада.
3.3.Собранный по накладной товар передается контрагенту (поставщику) или его представителю по доверенности.
3.4.После приема товара контрагент или его представитель подтверждает прием товара своей подписью на бумажном носителе.
3.5.Прием товара можно производить по документам из рабочей складской базы 1с, при этом действуют правила Инструкции п.1.2-1.5. относительно товара, товарного вида, кол-ва товара.

4.Первичная обработка товара
4.1.Обработка товара происходит за отведенный нормативами срок согласно параметрам работы склада (прием, маркировка). Весь вновь поступающий товар подлежит обязательной обработке с наклейкой этикеток.
4.2.Новый приход от поставщика подлежит оприходованию на склад для приёмки товара.

 

Приложение №1

Инструкция по маркировке товара на складе

Маркировка товара – это нанесение этикетки со штрих-кодом на товар или его упаковку.

Маркировка нужна для того, чтобы сопоставить штрих-код определённому товару, обеспечив возможность его идентификации в базе 1С.

1.Маркировка товара обязательна при каждом новом поступлении товара на склад. Маркируется товар, не имеющий маркировки ШК(штрих-код) производителя/поставщика. Товар, имеющий ШК производителя сканируется и заносится в 1С.
2. В случае отсутствия ШК производителя, маркировка товара производится с помощью самоклеющихся этикеток с напечатанным штрих-кодом, которые распечатываются на каждый приход новой поставки по накладной поступления из базы 1С.

3. Способ маркировки:

3.1. Одна этикетка наклеивается на одну единицу товара;
3.2. Этикетка наклеивается на заводскую упаковку, которая не подлежит вскрытию для надлежащего хранения на складе, для следующих товарных направлений:
Обувь, крепления, запчасти.
3.3. Этикетка наклеивается непосредственно на ярлык для следующих товарных направлений:
Одежда.
3.4. Этикетка вкладывается в коробку на тот вид товаров, размер которых не предполагает маркировку:
карабины, якоря и некоторые категории товара по группе «железо»
3.5. При маркировке товарной группы «веревка» наклеивается непосредственно на бухту.
3.6. При невозможности выполнения вышеизложенных пунктов по конкретному расположению этикетки, маркировка наклеивается, исходя из здравого смысла осуществления данного процесса.
3.7. Этикетка не должна закрывать информацию, ранее находившуюся на товаре (заводская маркировка поставщика: состав, артикул, цвет)


2. Порядок комплектации накладных на отгрузку в розничную сеть со склада

2.1 Для розничных товаров Менеджер формирует заявку в формате Excel и передает на склад электронным письмом.Заявка считается поданной только при наличии ответа с подтверждением принятия заявки.
2.2 Оператор склада получает по электронной почте заявку. Проверяет на соответствие требованиям и отправляет ответ, уведомление о принятии. Формирование накладных перемещения по заявкам происходит на складе. Общее рабочее время от приема заявки складом до отгрузки 2 рабочих дня.
2.3 Руководитель склада формирует очередность сборки и отгрузки накладных согласно приоритетам.

3. Отгрузка товаров в розничную сеть

3.1. Заявки на отгрузку товара со склада направляется оператору склада, согласно установленным требованиям (п. 2.1).
3.2. Товары, согласно накладным на отгрузку, транспортируются в розничную сеть в сопровождении водителя-экспедитора и сдаются по местам с сопроводительной документацией уполномоченному лицу розничного магазина.
3.3. Руководитель, оператор склада Компании передаёт водителю-экспедитору полностью оформленные документы на отгрузку товаров (товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, перемещения) распечатанные и подписанные на складе.
3.4. Сотрудники розничной сети осуществляют приём товаров в течение 2ух (двух) рабочих
дней с момента получения поставки.
3.5. Перемещения подписываются уполномоченными лицами: один экземпляр остается у водителя, второй у администратора розничного магазина. Подписанные документы архивируются и являются документами, подтверждающие переход материальной ответственности.

4. Перемещение товаров между розничными магазинами и на склад

Вариант 1. по договоренности между магазинами, запросы оптового отдела и интернет магазина.
4.1. После принятия решения о перемещении товара из одного магазина в другой, либо на склад, администратор отправляющего магазина формирует накладную перемещения в базе 1С. Собирает товар, упаковывает в транспортировочные коробки. ТОВАРЫ ДЛЯ МАГАЗИНОВ ДОЛЖНЫ БЫТЬ УПАКОВАНЫ ОТДЕЛЬНО ОТ ТОВАРОВ ДЛЯ СКЛАДА.
4.2. Делает заявку о заборе перемещения на склад электронным письмом. Заявка считается поданной только при наличии ответа с подтверждением принятия заявки с указанием получателя.
4.3. Администратор распечатывает 3 экземпляра накладных. Одна отправителю, вторая получателю, третья для водителя-экспедитора.
4.4. Экспедитор принимает и сдает товар транспортировочными коробками (по местам).
Для этого на товарной накладной делается запись:
«Товар, упакованный в N коробок(мест), количество указывается в правом верхнем углу накладной, сдал – принял»
4.5. Груз без документов и/или неупакованный (россыпь) водитель не принимает.
4.6. Любой другой товар (ТМЦ, которые не числятся в базе 1С), торговое оборудование без накладной перемещения передается на склад либо розничный магазин по акту приема передачи (Приложение № 2). Акт распечатывается в 3-х экземплярах и подписывается отправителем: один вкладывается в груз, второй остается у получателя и третий с подписью получателя передается отправителю.
Вариант 2. По решению категорийного менеджера.

4.7. После принятия решения категорийным менеджером, заявка подается отправителю электронным письмом. Заявка считается поданной только при наличии ответа с подтверждением принятия заявки.
Обязательно указывается в заявке следующие параметры:
Магазин(склад) – отправитель;
Магазин(склад) - получатель;
Код и наименование;
Количество и сроки.
4.8. Отправитель формирует накладную в базе 1С.
4.9. Администратор магазина/оператор склада распечатывает 3 экземпляра накладных. Одна отправителю, вторая получателю, третья для водителя-экспедитора.
4.10. Экспедитор принимает и сдает товар транспортировочными коробками (по местам).
Для этого на товарной накладной делается запись:
«Товар, упакованный в N коробок(мест), количество указывается в правом верхнем углу накладной, сдал – принял»
4.11. Груз без документов и/или неупакованный (россыпь) водитель не принимает.

Приложение №2:

Акт приема-передачи

5. Порядок комплектации и отгрузки накладных оптовым клиентам

5.1. Менеджер оптового отдела направляет заявку на сборку (отгрузку) электронным письмом. Заявка считается поданной только при наличии ответа с подтверждением принятия заявки.
5.2. Сборка по заявкам, поступившим до 12.00 рабочего дня, производится в день поступления. Остальные заявки готовятся на следующий день.
5.3. Отгрузка скомплектованных заказов производится в течении двух рабочих дней с момента поступления заявки на отгрузку электронным письмом. Отгрузка заказа осуществляется по информации бланка на доставку
5.4. Отгрузка заказов «день в день» согласовывается отдельно.
5.5. Срок хранения собранного заказа на складе 5 рабочих дней. По истечении срока информация направляется Начальнику оптового отдела, Коммерческому директору и Генеральному директору для принятия решения по расформированию заказа, либо его отгрузке.
5.6. В случае расформирования заказа менеджер должен уведомить склад о расформировании и Оператора 1С о снятии резервов.
5.7. При получении информации от клиента о несоответствии фактического наличия отгруженного ТМЦ, клиент составляет и высылает по почте менеджеру по продажам Акт о несоответствии (Приложение № 3).
5.8. Менеджер по продажам высылает на склад Акт несоответствия с целью пересчета указанных в акте позиций.
5.9. Склад пересчитывает указанные позиции и высылает подтверждение/опровержение менеджеру по продажам, последний высылает информацию клиенту.
5.10. В случае отсутствия подтверждающих отгрузку аргументов (видео, письма, внутренние документы по сборке) и полного несогласия сторон, убытки по неотгруженной позиции возмещаются сотрудниками склада.
5.11. Полные взаиморасчеты с клиентом (ведение сделки, инициатива сверки, возврат денежных средств) вменяются в обязанность менеджерам по продажам.

 Акт несоответствия

6. Порядок работы транспорта компании (транспортная логистика).

6.1. Автотранспорт компании выходит на маршрут согласно заданию полученному от руководителя склада (оператора склада).
6.2. Заявки на доставки (транспортные компании, забор груза, доставки клиентам, перемещения, бухгалтерия) присылаются электронным письмом, после согласования даты по контактному телефону.
В заявке должно быть указано:
- адрес (клиента, фирмы, учреждения)
- характер груза (кроме бухгалтерии)
- номер заказа (кроме бухгалтерии)
- сумма наличными которую надо забрать (отдать)
- телефон (клиента, фирмы, учреждения)
Заявки в другом виде рассматриваться не будут.
Заявка считается поданной только при наличии ответа с подтверждением принятия заявки.
6.3. Заявки на следующий день должны быть поданы не позднее 12.00 текущего дня.
6.4. При перемещении товаров и подготовки документов в розничные магазины (из розничных магазинов, доставки) ожидание начала разгрузки (погрузки) не может составлять более 20 минут, если данное время истекло водитель сообщает об этом руководителю склада (оператору склада) для принятия решения о дальнейшем движении по маршруту.
6.5. Все документы на отгрузку товара из розничных магазинов должны быть готовы до приезда транспорта заблаговременно. В противном случае доставка либо забор груза не производится. Повторное время доставки (забор груза) согласовывается дополнительно.

7. Порядок рассмотрения рекламаций по схеме поставщик – склад

7.1 В случае обнаружения несоответствий данных в накладных поступления и фактическом наличии товара руководитель склада (оператор склада) оформляет акт несоответствия (Приложение № 4) и передает его ответственному за направление менеджеру.
7.2. Менеджер направления (категорийный менеджер) направляет рекламацию поставщику с целью компенсации.

8. Порядок рассмотрения рекламаций по схеме склад-магазин, магазин-магазин

8.1.В случае несоответствия товара с поступившими накладными на перемещение, администратор склад-получатель направляет оператору склада складу-отправителю обратную информацию в виде оформленного Акта несоответствия товара (Приложение № 4). Акт оформляется в течение 2-ух дней с момента получения поставки. Склад (Магазин) склад-отправитель проводит сверку. При обнаружении недостачи, товар высылается со следующей отправкой, а на излишки формируется накладная перемещения.
8.2.В случае не подтверждения складом-отправителем полученного акта оператор склада вносит данные в реестр розничных рекламаций, который закрывается до 1ого числа следующего месяца.
8.3.По итогам месяца, данные по излишкам и недостаче передаются оператору 1С. На основании поданных данных происходит списание и оприходование товара по базам-участникам (отправитель – получатель), т.е. денежная сумма по недостаче делится между сторонами и идет во взаиморасчет к излишкам. Разница распределяется 50/50.
8.4.Порядок взимания издержек по рекламациям утверждает Коммерческий директор.

9. Возврат товаров и оформление товара со статусом Брак и «Возврат поставщику»

9.1. Возврату подлежат бракованные товары, а также товары, возвращаемые из розничной сети и от интернет-магазина для возврата поставщику по заявке от менеджера товарного направления, поданной на склад.
Причины возврата:
- брак
- пересорт (поставщик отправил не тот товар)
- отказ клиента ИМ выкупать товар, который мы не держим на своем складе
В первых двух случаях должна быть заявка от категорийного менеджера
Во втором – заявка на возврат от ИМ
9.2. После поступления заявки на возврат поставщику склад извещает бухгалтерию для подготовки документов на возврат. Бухгалтерия пересылает документы электронным письмом и водитель направляется к поставщику 1 раз в неделю для осуществления возврата.
9.3. Решение о бракованных товарах (возврат поставщику, ремонт, утилизация) принимает менеджер товарного направления, известив склад о принятом решении.

10. Отгрузка и возврат товаров интернет-магазина.

10.1. Менеджер направляет запрос на наличие и состояние если товар в единичном экземпляре.
Ответ время:
Склад - 1 час. Наличие, комплектация (включая полный пакет документов), состояние.
Магазин - 3 часа. Наличие, комплектация (включая полный пакет документов), состояние.
10.2. Если обнаруживаются дефекты товара либо упаковки, кладовщик (менеджер магазина) сразу сообщает руководителю склада (оператору склада/администратору магазина). Все данные о дефекте передаются менеджеру интернет-магазина для принятия решения по отгрузке данного товара. В случае положительного решения менеджер интернет-магазина письменно извещает склад (магазин).

10.3. Менеджер интернет-магазина направляет заявку электронным письмом на склад:

- для курьерской службы с указанием номеров заказов (маркировка).
- для транспортных компаний указывается номер заказа, транспортная компания, данные получателя, адрес ТК
- для самовывоза указать номер заказа и время забора (для ТК)
10.4. Оператор склада готовит пакет документов и передает на сборку.
10.5. Кладовщик должен собрать заказы согласно комплектации до момента забора:
- для курьерской службы Срочные заказы (1 час) доставка сегодня.
- для курьерской службы доставка на следующий день (до 16:00)
- для транспортных компаний (24 часа)
10.6. Если при сборке товара обнаруживаются дефекты товара либо упаковки, кладовщик сразу сообщает руководителю склада (оператору склада). Все данные о дефекте передаются менеджеру интернет-магазина для принятия решения по отгрузке данного товара. В случае положительного решения менеджер интернет-магазина письменно извещает склад.
10.7. На выходе. Реализация заказа в 1С и Акт приема-передачи от ТК.
10.8. Возвраты от покупателей интернет-магазина принимаются на склад по факту прибытия. Если товар от покупателя вернулся на склад в некондиционном виде (повреждения, отсутствие заводской упаковки и т.д.), письменно извещается менеджер интернет-магазина для принятия решения. Менеджер интернет-магазина электронным письмом уведомляет склад о принятом решении.
10.9. Товар, прибывший на склад из розничного магазина для интернет-магазина и вернувшийся от покупателя обратно на склад перемещается в магазин отправитель.


11. Ответственность за невыполнение регламента.

11.1. Все сотрудники Компании, участвующие в выполнении настоящего Регламента, несут ответственность за невыполнение или ненадлежащее выполнение требований Регламента.
11.2. Ответственность за несоблюдение и незнание Регламента сотрудниками КОМПАНИИ (Направление: Опт, Розничная сеть, Интернет-магазин, Категорийный отдел, Склад) возлагается на руководителей отделов, которые обязаны ознакомить вновь вступивших в должность сотрудников своих подразделений, а также контролировать знание и надлежащее выполнение Регламента у действующих сотрудников.
11.3. За незнание и несоблюдение Регламента руководитель отдела вправе наложить на сотрудника штрафные санкции как самостоятельно, так и по требованию Коммерческого директора.
11.4. Контроль за соблюдением настоящего Регламента возлагается на Коммерческого директора, который вправе инициировать наложение дисциплинарных мер за невыполнение или ненадлежащее выполнение требований Регламента.